Εταιρική οργάνωση και διαχείριση: 3 σπουδαίες λύσεις

Ξέρω, δεν σας έχω συνηθίσει σε άρθρα αυτού του είδους. Όμως, στην Two Yellow Feet χαιρόμαστε πολύ να προσφέρουμε απλόχερα τις γνώσεις μας, ώστε, εσείς, οι επιχειρηματίες, να βρίσκετε όφελος σε αυτά που γράφουμε. Και αυτό για το οποίο θέλω νας σας μιλήσω αυτή τη φορά, έχει και γνώση και όφελος. Και αφορά ένα μεγάλο αγκάθι στον επιχειρηματικό κόσμο: τη διαχείρηση χρόνου και εργασιών ― ή, αλλιώς, time & project management. Και, αν κάνετε multitasking σαν εμένα, το παρακάτω σας ενδιαφέρει πολύ…

‍

Η φράση «κακός χαμός» είναι πολύ μακριά από τη φιλοσοφία μου στη ζωή, όμως είναι μέρες που δεν περιγράφονται διαφορετικά. Μόνο οι άνθρωποι που με έχουν δει εν ώρα εργασίας γνωρίζουν πόσο πολλά και διαφορετικά πράγματα καλούμαι να κάνω καθημερινά. Πώς ανταπεξέρχομαι; Σας έχω τρεις λέξεις: Teamweek, Asana και Slack. Οι καθημερινοί μου πιστοί σύμμαχοι.

‍

Όταν ξεκινάς για ένα μακρύ ταξίδι, πρέπει να έχεις τουλάχιστον δύο οδηγούς μαζί σου: έναν που να βλέπει μακριά και έναν που να βλέπει κοντά.

‍

‍

Όταν ξεκινάς για ένα μακρύ ταξίδι, πρέπει να έχεις τουλάχιστον δύο οδηγούς μαζί σου: έναν που να βλέπει μακριά και έναν που να βλέπει κοντά. Ο πρώτος θα σε κρατά εντός πορείας και θέματος. Ο δεύτερος θα φροντίζει να αποφεύγεις τις μπανανόφλουδες. Δεν γίνεται χωρίς τον έναν ή τον άλλον ― από τη μια δεν θα έχεις συνολικό πλάνο, από την άλλη δεν θα ξέρεις τι ακριβώς πρέπει να κάνεις (και πότε). Τα δύο πρώτα εργαλεία που θα σας πω είναι οι οδηγοί μου.

‍

‍

TEAMWEEK: Project Planner

Βλέποντας τη μεγάλη εικόνα

‍

Η μεγάλη εικόνα είναι η σημαντικότερη όψη της επαγγελματικής ζωής. Χωρίς 360° αίσθηση του τι συμβαίνει στη ροή της δουλειάς, είναι σαν να περιπλανιόμαστε τυφλοί κι αφηρημένοι. Αναρίθμητες φορές στο παρελθόν μού έχει τύχει να δεσμεύομαι με πελάτες σε deadlines και παραδόσεις, χωρίς να έχω την τρέχουσα μεγάλη εικόνα στο μυαλό μου. Και, ως φύσει αισόδοξος άνθρωπος, πάντα πιστεύα ότι ο χρόνος νικιέται. Το αποτέλεσμα;Ξενύχτια, κούραση, κάψιμο. Ώσπου, αποφάσισα να νικήσω την παρόρμησή μου να παλεύω διαρκώς με το ρολόι και, μαζί, αποφάσισα να απελευθερώσω τη δυναμική ενέργεια της ομάδας μου ― διότι, δεν υπάρχει πιο χαλαρωτικό πράγμα από το να ξέρεις ακριβώς τι έχεις να δουλέψεις και πότε, χωρίς υστερίες και πανζουρλισμούς…

‍

‍

Το Teamweek είναι ένα free online Planner που σας δίνει τη δυνατότητα να μετατρέψετε την πολυασχολία σας σε γράφημα Gantt Chart. Η δομή του έχει τη δομή κοινού ημερολογίου, εκτυλισσόμενο πλαγίως και ατέρμονα. Η λογική είναι πολύ απλή: μαρκάρετε τις μέρες σας με αυτά που έχετε να κάνετε.

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

Παράδειγμα:

‍

Ας πούμε ότι είστε ιδιοκτήτης βιομηχανίας γλυκών. Στο καθημερινό σας δεκάωρο (και λίγα λέω), από Δευτέρα ως Παρασκευή, έχετε να κάνετε άπειρα πράγματα ― από το να απαντήσετε στους υφιστάμενούς σας και στα τηλέφωνα, μέχρι να πάρετε σημαντικές αποφάσεις για προμήθειες και επενδύσεις. Ωστόσο, η δουλειά σας δεν είναι να διεκπεραιώνετε tasks. Το βασικό σας μέλημα είναι να ασχολείστε με την ανάπτυξη της εταιρείας σας. Πώς βάζετε, λοιπόν, ένα πλάνο για τη μεγάλη εικόνα; Με το Teamweek. Εκεί θα περάσετε τα μεγάλα σας σχέδια, ως ένα ωραίο χρωματιστό πλαίσιο που τρέχει. Γιατί, ξέρετε, υπάρχει μια μεγάλη και πικρή αλήθεια: όταν, ως επιχειρηματίες, ασχολούμαστε κάθε μέρα με τα tasks της κάθε μέρας, δεν μένει χρόνος να ασχοληθούμε σοβαρά με την ίδια την επιχείρηση. Και, όπως λένε και οι αμερικανοί, είναι τραγικό σφάλμα να δουλεύουμε in business και όχι on business…

‍

Άρα: Ανοίγετε το Teamweek. Ξεκινάτε μια χρωματική ενότητα (ένα project) από τη μέρα που θέλετε ως τη μέρα που θέλετε. Το ονομάζετε όπως θέλετε. Ορίζετε πόσες ώρες την ημέρα θέλετε να δουλέψετε πάνω σε αυτό. Το Teamweek υπολογίζει αυτόματα τον υπολειπόμενο χρόνο της μέρας σας, και εσείς έχετε ξεκάθαρη εικόνα όταν πάτε να βάλετε πολλά καρπούζια κάτω από τη μασχάλη. Μπορεί να σας ακούγεται απλοϊκό, όμως μην υποτιμάτε τη δύναμη της οπτικοποίησης. Το ανθρώπινο μυαλό τη χρειάζεται!

‍

‍

Το Teamweek επιγραμματικά:

‍

• Το δουλεύετε όπου κι αν βρίσκεστε, αρκεί να έχετε internet. Και από το κινητό, σε app.
• Το δουλεύετε με projects, tasks και milestones. Στα ελληνικά: projects, tasks και ορόσημα (πχ. αργίες ή deadlines).
• Καλείτε την ομάδα σας και ορίζετε τα δικαιώματά της. Αν επιβλέπετε ανθρώπους, τότε σίγουρα θα θέλετε να βλέπετε όλοι μαζί τι έχει να κάνει ο καθένας, αλλά και να ορίσετε εσείς ποιος θα μπορεί να κάνει τροποποιήσεις στο πλάνο.
• Ορίζετε τις εργάσιμες μέρες της βδομάδας σας. Δουλεύετε Σαββατοκύριακα; Όχι;
• Ορίζετε το εργάσιμο ωράριό σας. Θέλετε 12 ώρες τη μέρα; 10; 8; Ακόμα καλύτερα …5;
• Ορίζετε το πόσες ώρες θα δουλεύετε σε κάθε σας project. Το Teamweek υπολογίζει αυτόματα τον υπολειπόμενο χρόνο της μέρας σας. Κι όταν την παραφορτώνετε, θα δείτε ένα ωραιότατο νούμερο με κόκκινο χρώμα και ένα μείον μπροστά (κοινώς, αρνητικός αριθμός), για να μάθετε ότι η μέρα σας δεν βγαίνει μαθηματικά!

‍

‍

Ενδιαφέρον; Δείτε το Teamweek εδώ. Είναι free για ομάδες μέχρι 5 άτομα.

‍

‍

‍

Είναι τραγικό σφάλμα να δουλεύουμε in business και όχι on business.

‍

‍

‍

ASANA: Project Management

Ο αλάνθαστος καθημερινός βοηθός

‍

Μετά το μεγάλο πλάνο, έρχεται το μικρό. Αφού είδατε τη μεγάλη εικόνα, αφού ξέρετε σε γενικές γραμμές τι θέλετε να κάνετε και έχετε θέσει στόχο να γίνει σε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο, είναι η ώρα να το αποδομήσετε. Να το σπάσετε σε μικρά υλοποιήσιμα τμήματα. Ένα ταξίδι χιλιών μιλίων ξεκινάει με ένα βήμα, λέει μια αγαπημένη μου κινεζική παροιμία.

‍

Στο παράδειγμά μας, ξανά:

‍

Ας πούμε ότι, ως ιδιοκτήτης βιομηχανίας γλυκών, έχετε βάλει στόχο να δημιουργήσετε μια νέα σειρά προϊόντων για την αγορά, μέσα στο επόμενο τρίμηνο. Ας το αποδομήσουμε λιγάκι: Έχετε να διερευνήσετε την αγορά. Να δοκιμάσετε ιδέες που σας έχουν έρθει κατά καιρούς. Να ανατρέξετε στις δοκιμασμένες συνταγές της γιαγιάς. Να μιλήσετε με τον τεχνολόγο σας. Να καταλήξετε σε συνταγές. Να δείτε σε ποιες μηχανές θα δουλευτούν τα προϊόντα. Να επιλέξετε πρώτες ύλες. Να βγάλετε κοστολόγια. Καλούπια. Χρόνους. Συσκευασίες. Να βρείτε συνεργάτες που θα σας κάνουν το branding. Να καταλήξετε σε σχεδιασμούς. Να ετοιμάστε διατροφικά κείμενα. Πίνακες. Barcodes. Να μπείτε στην παραγωγή…

‍

Βουνό; Όχι με το Asana! Δημιουργείτε το project «Νέα σειρά Τάδε» και εκεί βάζετε όλα τα tasks που προαναφέραμε. Το καθένα με την ημερομηνία του και τον υπεύθυνό του. Και όλοι ενημερώνονται ταυτόχρονα και ΓΡΑΠΤΑ. Και εσείς δεν χρειάζεται να ξαναρωτήσετε ποτέ αν έχει γίνει εκείνο που είχατε ζητήσει πριν λίγες μέρες…

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

Το Asana είναι ένα υπέροχο online task management εργαλείο που σας δίνει τη δυνατότητα να σπάτε ένα project σε όλα τα απαραίτητα κομμάτια του, να μοιράζετε αρμοδιότητες, να βάζετε deadlines και να ενημερώνεστε μέσω ειδοποιήσεων μόλις κάτι ολοκληρώνεται. Για την ακρίβεια, όλη η ομάδα σας θα μπορεί να βλέπει όλα τα projects που εσείς θέλετε να βλέπει. Μπορείτε, δηλαδή, να δημιουργήσετε διαφορετικά workspaces ή και διαφορετικά projects, με διαφορετική προσβασιμότητα το καθένα.

‍

‍

Πχ. στην Two Yellow Feet, έχουμε ένα κοινό workspace με όλα τα projects τα οποία είναι διαθέσιμα σε όλη την ομάδα, αλλά, ταυτόχρονα, μέσα στο ίδιο workspace, εγώ έχω δημιουργήσει και ιδιωτικά projects όπου βάζω τα περίεργα tasks της προσωπικής μου ζωής. Και, φυσικά, αν κάποια στιγμή δημιουργήσω και δεύτερη εταιρεία, μπορώ στον ίδιο λογαριασμό μου να δημιουργήσω και νέο workspace όπου θα κάνω την αντίστοιχη διαχείριση με την άλλη μου ομάδα. Έτσι, θα μπορώ να αλλάζω περιβάλλοντα και αρμοδιότητες, επιλέγοντας απλά ένα άλλο μενού!

‍

‍

Αντίστοιχα, στο παράδειγμά μας, εσείς, ως ιδιοκτήτης βιομηχανίας γλυκών, θα μπορούσατε να έχετε ένα workspace για τη Διοίκηση και ένα για την Παραγωγή. Έτσι, θα μπορούσατε να εντάξετε διαφορετικά άτομα στο κάθε workspace, ώστε να μην μπλέκονται ασύνδετα τμήματα μεταξύ τους. Ή θα μπορούσατε να κρατήσετε ένα μόνο workspace και να εντάξετε μόνο τα στελέχη που σας είναι απαραίτητα στην οργάνωση κάποιων συγκεκριμένων πραγμάτων. Από τη στιγμή που ξεκινήσετε να δουλεύετε το Asana, θα καταλάβετε ότι είναι εξαιρετικά ευέλικτο ― εκτός από πανέμορφο, πανέξυπνο και πασίγνωστο!

‍

‍

Το Asana επιγραμματικά:

‍

• Το δουλεύετε όπου κι αν βρίσκεστε, αρκεί να έχετε internet. Και από το κινητό, σε app.
• Καλείτε όποιο μέλος της ομάδα σας θέλετε, σε όποιο project θέλετε. Δεν θα βλέπουν άλλα projects, αν δεν τους έχετε καλέσει.
• Το δουλεύετε με projects, tasks, subtasks (sub-subtasks, sub-sub-subtasks κ.ο.κ.) και deadlines. Βάζετε task, βάζετε deadline, αναθέτετε σε κάποιον (ή στον εαυτό σας).
• Βλέπετε όλες τις δραστηριότητες των projects στο Inbox σας. Το Asana σας ενημερώνει για τα πάντα: τι έγινε, τι άλλαξε, τι καινούριο δημιουργήθηκε.
• Ορίζετε tasks στον εαυτό σας ή και στους άλλους. Το ίδιο μπορούν να κάνουν και τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας σας.
• Βάζετε tags στα tasks. Τα tags (ετικέτες) είναι ένας υπέροχος τρόπος ομαδοποίησης και φιλτραρίσματος. Όλα τα σχετικά tasks εμφανίζονται μαζί, με ένα κλικ ― μαγεία!
• Βάζετε σχόλια σε tasks, κάνοντας mention σε άλλους χρήστες. Πχ. @dimitra σε τι διάσταση θέλεις τα banners; @nat μήπως ξέρεις εσύ;

‍

Asana, όπως λέμε …Ανάσα. Δείτε το εδώ. Συνδρομητικό, αλλά με εξαιρετικά γενναιόδωρη free έκδοση!

‍

‍

‍

SLACK: Project & Team Discussions

Όλα τα projects και όλες οι συζητήσεις, μαζί!

‍

Καλό το Project Planner, γιατί πρέπει να ξέρουμε πού βαδίζουμε. Καλό και το Project Management, γιατί πρέπει να ξέρουμε πώς βαδίζουμε. Καλό είναι όμως να συζητάμε κιόλας στην πορεία!

‍

Το Slack είναι η κορυφαία online πλατφόρμα συζητήσεων στον κόσμο. Είναι εδώ που συμβαίνει η δουλειά, όπως λέει και το tagline τους. Μη φανταστείτε, όμως, ένα παγκόσμιο open forum. Το Slack είναι ένα web app (υπάρχει και mobile app, φυσικά) που χρησιμοποιείται πριβέ από ομάδες, όπου συζητάνε για πράγματα που αφορούν στη δουλειά τους, σε ξεχωριστά κανάλια (ως projects).

‍

Θα μου πείτε, γιατί να μην επικοινωνούν μεταξύ τους τηλεφωνικά; Θα σας πω τρεις βασικούς λόγους:

‍

1. Γιατί το τηλεφώνημα είναι εντελώς παρεμβατικό και διαλύει τον ειρμό των σκέψεων (και την παραγωγικότητα) του ατόμου που δέχεται την κλήση.
2. Γιατί το τηλεφώνημα είναι (συνήθως) ιδιωτικό και δεν ευνοεί τη συνεννόηση ανάμεσα σε ολόκληρες ομάδες.
3. Γιατί το τηλεφώνημα δεν είναι γραπτό και δεν μένει ― ο νοών, νοείτω.

‍

Κάποτε, στην Two Yellow Feet, χρησιμοποιούσαμε το Skype για τις γραπτές ενδοεταιρικές μας συζητήσεις. Άλλοι πάλι χρησιμοποιούν το Messenger του Facebook. Κανένα από τα δύο όμως δεν ενδείκνυται για αυτή τη δουλειά. Όλες οι πληροφορίες για όλα τα projects πέφτουν χύμα και, σύντομα, ο διάλογος γίνεται χαώδης.

‍

Το Slack έρχεται να τα επιλύσει όλα αυτά. Ξεχωριστά κανάλια, ξεχωριστές πληροφορίες, οι κατάλληλοι άνθρωποι. Μαζί.

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

Το Slack επιγραμματικά:

‍

• Δεν χρειάζεται να είστε δίπλα σε κάποιον για να συζητήσετε κάτι. Ούτε καν να έχετε κοινό ελεύθερο χρόνο.
• Το δουλεύετε όπου κι αν βρίσκεστε, αρκεί να έχετε internet. Και από το κινητό, σε app.
• Δημιουργείτε #channels ως projects και συζητάτε ελεύθερα για το θέμα. Όλοι όσοι είναι προσκεκλημένοι στο #channel μπορούν να συμμετάσχουν. Έτσι, όλοι είναι ενήμεροι για τις εξελίξεις.
• Καλείτε όποιο μέλος της ομάδα σας θέλετε, σε όποιο #channel θέλετε. Δεν θα βλέπουν άλλα #channels, αν δεν τους έχετε καλέσει.
• Κάνετε mention σε άλλους χρήστες όταν θέλετε να τους απευθύνετε το λόγο ή να τραβήξετε την προσοχή τους. @panos έχεις λίγο χρόνο; Η @konstantina θέλει τη βοήθειά σου
• Δέχεστε notifications, όταν κάτι σας αφορά. Το Slack σας ειδοποιεί με έναν γλυκύτατο χαρακτηριστικό (και διακριτικό) ήχο. Και στο desktop και στο κινητό.
• Έχετε και προσωπικό messaging. Μπορείτε να επικοινωνήσετε και ιδιωτικά με τα μέλη της ομάδας σας ― χρειάζεται κι αυτό.
• Μπορείτε να στείλετε ακόμη και στον εαυτό σας μήνυμα! Μια σημείωση στο φτερό ή ένα γρήγορο copy-paste.
• Α! Έχει και πολλά integrations με άλλα apps, όπως το Asana

‍

Αγαπήστε το Slack εδώ. Συνδρομητικό, αλλά η free του έκδοση είναι πολύ ικανοποιητική.

‍

‍

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ: Το τρία αυτά εργαλεία μού δίνουν τη δυνατότητα να ξέρω τι γίνεται στην εταιρεία και στα projects που τρέχουν και να επεμβαίνω όταν χρειάζεται, ακόμη κι όταν λείπω ― αλλά χωρίς να με ενοχλούν σε αυτό που κάνω όταν λείπω!

‍

‍

Αυτές, λοιπόν, είναι οι τρεις μαγικές μου δυνάμεις και μαζί τους βγάζω πέρα όλα αυτά που έχω να κάνω ― και είναι πολλά. Σχεδίαζα καιρό να μοιραστώ αυτά τα μαγικά εργαλεία μαζί σας, γιατί τα θεωρώ όχι μόνο σημαντικά, αλλά απαραίτητα για κάθε επιχειρηματία και κάθε επιχείρηση. Εύχομαι να τα βρήκατε χρήσιμα και, πραγματικά, να τα εντάξετε στην καθημερινότητά σας. Αυτός ήταν και ο σκοπός μου, εξάλλου ― να σας λύσω τα χέρια, όπως λύθηκαν και τα δικά μου. Δεν κάνω affiliate με τις εταιρείες αυτές και δεν έχω να κερδίσω κάτι από τις εγγραφές σας. Απλά, στα 20+ χρόνια της καριέρας μας, έχουμε δοκιμάσει ως ομάδα αμέτρητα τέτοια applications. Σε αυτά τα τρία, όμως, καταλήξαμε με μεγάλη ικανοποίηση. Και πίνουμε νερό στο όνομά τους!

‍

‍

Υ.Γ. Και μια και πιάσαμε τα χρήσιμα εργαλεία, κάποια επόμενη φορά θα σας μιλήσω για τη νέα μου ανακάλυψη (κάλιο αργά, παρά αργότερα), το Mindmapping ή, αλλιώς, Χαρτογράφηση μυαλού και το πώς με βοηθάει στην παραγωγικότητα και την επικοινωνία. Μέχρι τότε, keep workin’, keep rockin’...

[Update: Δείτε εδώ το άρθρο για το Mind mapping!]

‍

‍

‍